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強化“五種”能力建設,提升辦公室工作水平
文/马荣勋    图/  责任编辑/ 李毅    2019年12月26日   [ ]

  

辦公室工作是機關工作運轉的樞紐,處于上傳下達、聯系左右、溝通內外的中心環節,具有精心輔政、服務全局、協調各方的關鍵作用。新形勢下,如何進一步強化辦公室人員能力建設,提升辦公室工作水平,談談個人的幾點認識:

一、強化出謀劃策能力

辦公室工作既要處理事務、又要搞好服務、工作繁雜。工作中時常會有忙于處理日常的公文和事務的情況,在思考問題,參謀對策方面存在不足,在想大事,謀全局方面時有欠缺。結果導致看問題不夠深透,缺乏遠見和思路,點子不新,思路不夠准。因此,辦公室工作要有“身在兵位,胸爲帥謀”的站位和思考,強化出謀劃策的能力。加強調查研究,努力爲領導決策提供較高參考價值、具有前瞻性的各項工作資料是實現這一目的的有效途徑。一是在辦文上下功夫。辦公室除了及時准確地向領導傳遞文件外,還應該把精力放在對那些需要呈送領導閱批的文件進行事先調查研究,提出擬辦意見供領導參考。政策要熟悉,頭腦要清醒,思維要敏捷,這樣才能參到點上、謀到火候上。二是在信息加工上下功夫。不能在辦公室等信息,不能滿足在互聯網上下載編信息,要面向實際、面向社會調查研究,掌握社會熱點、焦點信息,去粗取精、去僞成真、由此及彼、由表及裏進行信息加工,整理成有條理的材料,提供領導參考。三是在圍繞領導關注的焦點問題深入調研上下功夫,爲領導提供第一手材料,提出對策和措施。

二、強化綜合協調能力

辦公室工作具有“貫通上下,聯系左右,協調內外”的職能,“辦事員”、“聯絡員”、“協調員”的頭銜都可以安在辦公室的身上,這就決定了增強綜合協調能力是加強辦公室自身建設的重要任務之一。因此,要圍繞辦公室“辦文、辦會、辦事”的工作加強綜合協調,取得步調一致爲全局中心工作服務的效果。協調辦文,力求精品佳作。協調公文起草或批辦,對起草公文的依據、措施等進行審核把關,精簡各類文件和簡報,嚴格規範發文程序,切實提高文件和簡報的運轉效率。切實改進文風,做到言之有理、言之有物,言簡意赅、有的放矢,增強文稿的思想性、指導性、針對性和可操作性。協調辦會,力求圓滿成功。協調各類會議的會務籌備和服務工作,加強會議等活動管理,嚴格控制會議活動的規模、數量和規格。協調辦事,力求高效順暢。充分發揮好辦公室的牽頭作用和橋梁、紐帶作用,正確處理“內與外”、“上與下”、“大與小”、“急與緩”等各方面的關系,形成工作合力,努力構建上下關聯、左右銜接、協調運轉的工作格局,樹立嚴謹細致、雷厲風行的工作作風,不斷提高辦事效率和水平。

三、強化督辦能力
  對領導決策的貫徹實施進行檢查督辦是辦公室的一個重要職責。領導各項決策都是通過辦公室來傳達和布置的,辦公室不僅要做好上傳下達,而且要做好對領導決策的督促檢查落實工作。如何提高辦公室督辦能力?重點從以下幾個方面下功夫,一是要協助領導建立嚴格的檢查督辦落實制度。二是要認真組織對各項政務決策工作的考核驗收,確保決策到位。三是注重督查調研。就是開展決策後執行過程的調研,決策通過督查調研可以發現問題。分析決策在執行中存在的問題和原因,提出解決這些問題的辦法,促進決策更完善、更科學。

四、強化承辦能力
  辦公室是承辦、協調公司日常工作的部門,承辦是辦公室最基本的職能。承辦的內容就是辦公室事務服務的主要任務,即起草文稿、辦文辦會、情況綜合、信息處理、督辦檢查、調查研究、文書歸檔、信訪接待、機要通信等等。辦公室工作有無效率、工作的質量高不高、領導滿不滿意,取決于承辦的能力強不強。敬業精神、創業意識、創新意識是我們增強承辦能力的關鍵。一是辦公室工作人員必須要有強烈的政治意識、大局意識。必須熟悉世情國情、黨情民情、市情行情,善于站在全局和戰略的高度來思考問題、謀劃工作。既要吃透上情,對黨和國家的路線、方針、政策以及上級的重要工作部署了然于胸,又要了解公司狀況,准確把握公司發展趨勢。二要有敬業意識。辦公室的性質決定了我們要耐住寂寞、樂于奉獻;辦公室的任務決定了我們責任重大,不能出絲毫差錯,這些都要求我們要有敬業精神,要有強烈的責任心、事業心、進取心,增強工作的主動性、創造性,提高承辦能力。三要有創新意識。承辦工作不應有滿足感,要不斷創新工作方法,工作才有活力,承辦效果才會更好。要進一步轉變管理理念,創新管理方式,緊扣中心工作和領導的所思所想,增強工作的針對性和預見性,在工作上要有新思路、新舉措,在協調上要有新辦法、新手段,在文字上要有新觀點、新語言,努力開拓創新。

五、強化快速反應能力

辦公室工作中還有一項重要的職能就是應對各類應急事件的發生。要做到“無急可應,有急必應”,在重大事件發生後第一時間采取有效措施積極應對就必須切實增強快速反應能力。辦公室應急工作要從被動應對向主動介入轉變,從單一的應急服務向綜合的危機管理轉變。健全完善指揮統一、反應靈敏、協調有力、運轉高效的應急服務體系。暢通與單位(部門)應急聯系網絡,確保領導在第一時間掌握事態進展、第一時間做出有效處置、第一時間獲知情況反饋。分類制定科學管理的應急預案,加強值班聯絡、信息報送、文電運轉、通訊保障的銜接,有計劃、有針對性地加強業務培訓和應急演練,確保關鍵時刻“不掉鏈子”。健全應急聯動機制,加強與政府部門、專業機構、新聞媒體等有關方面的聯系協作,最大限度整合應急資源,實現與相關應急平台對接,形成做好應急處置工作的整體合力。

總之,辦公室是一個綜合性的職能部門,其工作質量、面貌直接代表了一個單位的精神風貌,體現了管理模式的正確性以及管理水平的高低。而作爲主體的辦公室工作人員必須要勤于在日常的工作中進行思考,具備缜密和嚴謹的工作態度,養成良好的工作習慣,不斷提升管理素質和能力,才能較好完成各項工作任務,保障機關工作高效運轉,收到事半功倍的效果。

 
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